Weihnachtsfeier organisieren leicht gemacht

Weihnachtsfeier mit Christbaum

Erfahren Sie hier die besten Tipps und Tricks für die Planung und Umsetzung der nächsten Weihnachtsfeier.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Organisieren der Weihnachtsfeier

Ob die elegante Party zum Jahresabschluss in der Firma, die private Weihnachtsfeier oder die lustige Fete des Sportvereins: Wer eine Veranstaltung während der schönsten Zeit des Jahres plant, sollte einige Must-haves einplanen. Wir geben Ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung inklusive Checkliste, damit auch Ihre Feier ein voller Erfolg wird.

Schritt eins: Budget und Location

Wenn sich der Herbst langsam dem Ende zuneigt und die ersten Schneeflocken fallen, ist es an der Zeit, die Weihnachtsfeier zu planen. Dabei ist das Buchen eines Eventplaners nicht nötig, denn mit den richtigen Tricks ist die Organisation im Handumdrehen erledigt. Als Erstes sollten Sie ein Budget festlegen. Achten Sie dabei darauf, dass ausreichend finanzielle Mittel pro Kopf vorhanden sind. Essen, Location und Shows – die Gäste möchten gut unterhalten werden. Im Schnitt sollten Sie pro Kopf etwa 50 Euro einplanen.

Tipp: Die Kosten für Ihre Weihnachtsfeier können Sie steuerlich absetzen. Sprechen Sie dabei am besten mit Ihrem Steuerberater, um ein möglichst lukratives Budget zu wählen.

Abhängig vom finanziellen Spielraum können Sie eine entsprechende Location wählen. Das Restaurant, der Tiergarten, ein Hotel oder die firmeneigenen Geschäftsräume: Erlaubt ist, was gefällt. Möchten Sie ein paar besinnliche Stunden mit Ihren Arbeitskollegen verbringen, sollten Sie die passende Location möglichst früh buchen, denn besonders in der Weihnachtszeit sind viele Gasthäuser ausgebucht.

Schritt zwei: Essen und Getränke

Ist die passende Location gefunden, steht die Wahl der Speisen an. In vielen Restaurants können Sie neben Gerichten à la carte auch ein Buffet oder ein Gänge-Menü bestellen. Bedenken Sie, dass es viele Menschen mit Allergien und Lebensmittelunverträglichkeiten gibt. Außerdem sollten vegetarische sowie vegane Speisen angeboten werden.

Feiern Sie in den eigenen Räumlichkeiten, ist ein Catering-Service die beste Wahl. Diese Anbieter bringen pünktlich leckere Speisen und häufig auch Getränke direkt zu Ihnen. Möchten Sie mit dem Trend gehen, mieten Sie am besten einen Foodtruck.

Tipp: Am besten sprechen Sie vorher mit Ihren Mitarbeitern (vorausgesetzt, es handelt sich um einen kleinen Verein oder eine kleine Firma), um die Essensauswahl zu besprechen.

Schritt drei: Unterhaltung

Bei der Planung kommt es auf verschiedene Faktoren an: Zum einen ist entscheidend, welche Gäste Sie einladen. Zum anderen hängt das Unterhaltungsprogramm auch von der Location ab. Auf traditionellen Feiern spielen Djs und zwischendurch werden natürlich auch Weihnachtshits gespielt. Eine ganz besondere Überraschung halten Sie für Ihre Mitarbeiter bereit, wenn Sie einen Zauberer oder dergleichen buchen. Kreative Partyplaner bevorzugen lieber einen Abend beim Krimi-Dinner oder im Zirkus, sodass Sie sich keine Gedanken mehr um die Planung machen müssen.

Schritt vier: der Tag der Weihnachtsfeier

Am Wochenende oder werktags? Mit dem Tag der Feier steht und fällt die Anzahl der Gäste. Dabei ist darauf zu achten, für wen Sie eine Weihnachtsfeier planen:

Verein: Ehrenamtliche Mitglieder bevorzugen im Regelfall eine Weihnachtsfeier am Wochenende. So können zum einen die Kinder mitfeiern, zum anderen kann das ganze Team am nächsten Tag ausschlafen.
Firma: Firmenfeiern sollten werktags stattfinden und am besten noch vor dem Firmenurlaub. Beginnen Sie mit der Party bereits nach Feierabend, sodass Ihre Angestellten direkt zur Location fahren können.
Schulfeier: Eine Weihnachtsfeier in der Schule sollte während der normalen Schulzeiten stattfinden. Zwei bis drei Stunden reichen dafür vollkommen aus. In dieser Zeit können sich die Schüler in der Aula vergnügen und gemeinsam in die Winterferien starten. Am besten organisieren Sie das Event am letzten Tag vor den Ferien.

Karaoke auf Weihnachtsfeier

Weihnachtsfeier organisieren mal anders

Bevor Sie mit der Planung beginnen, sollten Sie sich einige Ideen für Ihre individuelle Weihnachtsfeier holen, denn gutes Essen bestellen kann jeder. Heutzutage erwarten die Gäste mehr als nur das Standardprogramm. Vielmehr sollen ganz individuelle und außergewöhnliche Erlebnisse geschaffen werden.

Wie wäre es beispielsweise mit etwas Sportlichem? Bogenschießen, Schlittschuhfahren oder ein Ausflug zum Skifahren sind die perfekte Gelegenheit, um auch wirklich jeden zu motivieren. Weil sich alle zusammen aktiv betätigen, verbringen Sie nicht nur ein paar tolle gemeinsame Stunden mit Ihren Kollegen vor dem Jahresabschluss, sondern wachsen auch enger zusammen. Besonders in der heutigen Arbeitswelt ist ein funktionierendes Team das A und O. Abgerundet werden derartige Weihnachtspartys durch ein leckeres Abendessen im Restaurant.
Wer es gemütlicher angehen möchte, kann auch zu einem Krimi-Dinner, einer Zirkusnacht oder einem Musical einladen. Leckeres Essen, kombiniert mit spannenden Showacts – so macht das firmeninterne Event am meisten Spaß.
Bio und Umweltfreundlichkeit stehen im Vordergrund, weshalb eine „Grüne Weihnachtsfeier“ den Zeitgeist optimal trifft. In einem Tiergarten oder auf einem Biohof lässt sich die gemütliche Weihnachtszeit so richtig genießen. Lassen Sie sich ein köstliches, selbstgekochtes Abendessen schmecken und bestaunen Sie Tiere verschiedenster Arten. Um noch mehr auf die Umwelt zu achten, können Sie Fahrgemeinschaften bilden oder mit der Bahn anreisen.

Ein besonderer Vorteil der bereits genannten Ideen für Firmenfeiern ist der geringere Aufwand in puncto Planung und Vorbereitung. Engagieren Sie einfach einen externen Anbieter, der die Location sowie das Programm für Sie bereitstellt.

Checkliste: So vergessen Sie garantiert nichts!

Um Ihnen die Planung zu erleichtern, lohnt es sich, eine Checkliste anzufertigen. Nachfolgend finden Sie ein Beispiel. Diese können Sie durch individuelle Punkte noch zusätzlich erweitern.