Thema Mietanfragen: So wichtig ist die Reaktionszeit!

Erento Redaktion – 26. Feb 2017

fancycrave1/Pixabay/Lizenz: CC0

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Hochsaison, Ausbuchung, Zeitmangel, organisatorische Hürden: In vielen Fällen stellt das zeitige Beantworten von Kundenanfragen für Vermieter eine echte Herausforderung dar.
Weshalb jedoch eine möglichst kurze Antwortzeit angestrebt werden sollte und wie das gelingen kann, möchten wir Ihnen heute etwas näher bringen.
Eigentlich bedarf es keiner Erklärung, dass man als Vermieter nicht immer unmittelbar auf Kundenanfragen reagieren kann. Man denke nur ans Wochenende: Trifft eine Nachricht freitagabends ein, liegt sie gewöhnlich über das Wochenende im Posteingang. Montags ist in der Regel viel los, sodass es schon mal vorkommen kann, dass erst Dienstag die Zeit bleibt, ins E-Mail-Programm zu schauen. Doch was, wenn Dienstag ein Feiertag ist, oder man den ganzen Tag geschäftlich unterwegs sein muss?

Aus Kundensicht natürlich eine Katastrophe, wenn so die Tage verstreichen, ohne auch nur eine Nachricht zu erhalten. Als Konsequenz kann dies mitunter folgende Signalwirkungen haben:

  • Interessiert sich der Vermieter überhaupt für meinen Auftrag oder meine Anfrage?
  • Sollte ich mir zwischenzeitlich einen anderen Anbieter suchen oder weiterhin warten? Wie lange?
  • Mir rennt die Zeit davon. Muss ich am Ende meine Suche bzw. Planung von vorne beginnen?

Die Positionen beider Parteien sind durchaus nachvollziehbar, doch was kann man aus Vermietersicht tun, um den Kunden nicht unnötig lange warten zu lassen?

1. Prioritäten setzen

Jinx!/flickr/Lizenz: CC BY-SA 2.0

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Nicht selten sind Überlastung und ein stressiger Alltag Grund für ein verspätetes oder ausbleibendes Reagieren. Aufgaben werden verschoben und gehen am Ende einfach unter.

Hier helfen Aufgabenlisten mit Erinnerungsfunktion (z.B. Google Keep, Wunderlist u.a.) oder auch ein einfaches Notizbuch.

Ebenfalls sehr empfehlenswert ist die Lektüre Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag von David Allen, in der viele hilfreiche Tipps zum Thema Selbstorganisation vorgestellt werden.

2. Vorläufig antworten

Unsplash/Pixabay/Lizenz: CC0

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Sie sind unterwegs, haben keine Zeit oder den Verfügbarkeitskalender gerade nicht zur Hand? Kein Problem. Sie können dem Kunden ja einfach schon mal vorab anrufen oder eine kurze E-Mail schreiben.

Ein einfaches “Danke für die Anfrage, ich melde mich am späten Nachmittag bei Ihnen.”genügt und schafft Vertrauen. Sie sollten natürlich nicht vergessen, sich anschließend eine entsprechende Erinnerung zu setzen, damit Sie Ihr Versprechen auch einhalten.

3. Klar und ehrlich sein

Manchmal kann es vorkommen, dass die Vorstellung des Kunden völlig von den eigenen Leistungen abweichen und schon aus der Anfrage heraus eindeutig abzusehen ist, dass Wüsche und Anforderungen nicht erfüllt werden können.

Statt einfach nicht zu antworten, sollten Sie eine entsprechende E-Mail-Vorlage zur Hand haben, die Sie in solchen Fällen einfach anpassen und versenden können.

Bieten Sie Ausweichoptionen an und schildern Sie stets klar und freundlich, weshalb Sie nicht auf die ursprüngliche Anfrage eingehen können. Auch weniger lukrativ erscheinende Anfragen sollten Sie niemals unbeantwortet lassen.

4. Offene Fragen klären

Sarah Reid/flickr/Lizenz: CC BY-SA 2.0

Sarah Reid/flickr/Lizenz: CC BY-SA 2.0

Wenn eine Kunden-Nachricht unvollständig oder viel zu kurz gehalten ist: Setzen Sie sich telefonisch in Verbindung oder haken Sie per E-Mail direkt nach!

Auch hier lohnt sich das Erstellen einer Vorlage, auf die Sie in solchen Fällen einfach und schnell zurückgreifen können.

Fazit

Mit dem entsprechenden Bewusstsein, Disziplin sowie ein paar einfachen Hilfsmitteln kann man als Vermieter viel bewegen.

Kundenzufriedenheit hängt maßgeblich davon ab, wie man sich behandelt fühlt und dabei spielen Reaktionszeit, Ehrlichkeit und Freundlichkeit eine entscheidende Rolle.

Diese stets an sich selbst zu überprüfen sollte in Fleisch und Blut übergehen, denn nur so kommen Kunden auch ein zweites, drittes, viertes Mal zurück.

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