Mietanfragen im Fokus: So wichtig ist die Reaktionszeit!

Erento Redaktion – 22. Mai 2017

So wichtig ist es, schnell auf Kundenanfragen zu reagieren

Hochsaison, Ausbuchung, Zeitmangel: Oft stellt das schnelle Beantworten von Kundenanfragen eine echte Herausforderung dar. Wie Sie als Vermieter es dennoch bewerkstelligen können, Mietanfragen binnen Minuten oder wenigen Stunden zu bedienen, und weshalb Sie dies unbedingt anstreben sollten, erklären wir Ihnen in diesem Artikel.

Service = Service

Stellen Sie sich vor, Sie führen Ihre Partnerin oder Ihren Partner zum Jahrestag in ein schickes Restaurant aus, nehmen Platz und Sie sehen weit und breit keine Bedienung. Sehr wahrscheinlich verstreichen keine 30 Minuten, bis Sie das Restaurant verärgert verlassen. Vielleicht spielen Sie mit dem Gedanken, dem Betreiber auf Yelp oder Facebook einen schönen Denkzettel zu hinterlassen, in jedem Fall aber war das Ihr letzter Besuch.

Nicht viel anders verhält es sich im Vermietgeschäft: Kunden kommen auf Sie zu, meistens schriftlich, und erwarten eine Antwort binnen Minuten oder weniger Stunden. Wenn sich auch nach 12-24 Stunden niemand meldet, fangen Kunden zu Recht an zu grübeln:

  • Interessiert sich der Vermieter überhaupt für meinen Auftrag oder meine Anfrage?
  • Sollte ich einen anderen Anbieter suchen oder weiter warten? Wenn warten, wie lange?
  • Mir rennt die Zeit davon. Muss ich etwa meine Suche & Planung von Null beginnen?

Was kann man aus Vermietersicht also tun, um nicht nur schlechte Bewertungen und unzufriedene Kunden zu vermeiden, sondern durch einen herausragenden Service zu glänzen und sich von der Konkurrenz abzuheben?

Genauer: Wie kann man eine schnelle Reaktionszeit anbieten, ohne 24 Stunden ununterbrochen am PC sitzen zu müssen?

Schritt 1: Erinnerungen geschickt nutzen

Nutzen Sie Erinnerungen und priorisieren Sie intelligent

Überlastungen im Alltag sind nicht selten Grund für ein verspätetes oder ausbleibendes Reagieren. Aufgaben werden verschoben und gehen am Ende einfach unter.

Hier helfen Aufgabenlisten mit Erinnerungsfunktion, wie z.B. Google Keep oder Wunderlist. Richten Sie sich sinnvolle Erinnerungen ein, die Sie wenigstens zwei Mal täglich dazu bewegen, Ihren Erento Anfragebereich bzw. Ihr E-Mail Postfach zu prüfen.

Tipp: Sehr empfehlenswert ist auch die Lektüre Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag von David Allen, in der viele hilfreiche Tipps zum Thema Selbstorganisation vorgestellt werden.

Schritt 2: Vorläufig antworten & Vorlagen verwenden

Einfaches Antworten mit der Chat-Funktion im Erento Anfragebereich

Sie sind unterwegs, haben keine Zeit oder Ihre Verfügbarkeiten nicht zur Hand? Kein Problem: Sie können Ihrem Kunden einfach schon mal kurz vorab antworten und beispielsweise mitteilen, bis wann Sie ein Angebot oder weitere Informationen zusenden können.

Mit der Chat-Funktion des neuen Erento Anfragebereichs machen wir es Ihnen leichter denn je, auf Kundenanfragen schnell und ohne Umwege zu reagieren – auch vom Smartphone aus.

Ein einfaches “Danke für die Anfrage, ich melde mich am späten Nachmittag bei Ihnen.” genügt und schafft Vertrauen. Sie sollten natürlich nicht vergessen, sich anschließend eine entsprechende Erinnerung zu setzen, damit Sie Ihr Versprechen auch einhalten.

Schritt 3: Keine Scheu vor Offenheit

Manchmal kann es vorkommen, dass die Anforderungen des Kunden völlig von den eigenen Leistungen abweichen und schon aus der Anfrage heraus eindeutig abzusehen ist, dass Wüsche und Vorstellungen nicht erfüllt werden können.

Hier wäre der einfachste aber zugleich schlechteste Weg, auf derlei Anfragen einfach nicht zu antworten. Dies beeinflusst jedoch nicht nur Ihre Positionierung als Vermieter auf Erento, sondern schädigt auch lokal Ihren Ruf als Vermieter, denn nicht selten rät dann der Kunde im Freundes- und Bekanntenkreis davon ab, bei Ihnen zu mieten.

Statt einfach nicht zu antworten, sollten Sie also eine entsprechende, kurze Textvorlage zur Hand haben, die Sie in solchen Fällen einfach anpassen und versenden können.

Bieten Sie wenn möglich Ausweichoptionen an und schildern Sie stets klar und freundlich, weshalb Sie nicht auf die ursprüngliche Anfrage eingehen können. Auch weniger lukrativ erscheinende Anfragen sollten Sie niemals unbeantwortet lassen.

Fazit

Reagieren auch Sie so zeitnah wie möglich!

Mit dem entsprechenden Bewusstsein, Disziplin sowie ein paar einfachen Hilfsmitteln kann man als Vermieter viel bewegen.

Kundenzufriedenheit hängt maßgeblich davon ab, wie man sich behandelt fühlt und dabei spielen Reaktionszeit, Ehrlichkeit und Freundlichkeit eine entscheidende Rolle.

Diese stets an sich selbst zu überprüfen sollte in Fleisch und Blut übergehen, denn nur so kommen Kunden auch ein zweites, drittes, viertes Mal zurück.

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