Kein Ärger mit dem Datenschutz – Tipps und Regeln für Einsteiger

Erento Redaktion – 29. Ape 2015

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Wer mit Hilfe von Erento in der Vermietungsbranche aktiv ist, hat tagtäglich mit den Daten seiner Kunden zu tun. Wer diese sind, was sie mieten, wo sie wohnen, etc. All diese Informationen bedürfen eines besonderen Schutzes. Doch keine Panik! Die allermeisten umfangreichen Schutzvorschriften im Umgang mit Daten betreffen in erster Linie Firmen ab zehn Mitarbeitern. Diese sind beispielsweise verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Kleinunternehmer sind hiervon erstmal nicht betroffen. Trotzdem gibt es Tipps und Tricks, die den effektiven Datenschutz bereits bei Ein- oder Zwei-Mann Unternehmen gewährleisten.

Dies hat auch rein praktische Auswirkungen auf den Unternehmenserfolg: Denn wer Sensibilität hinsichtlich der persönlichen Angaben seiner Kunden aufweist, wirkt gleich seriös und stärkt das langfristige Vertrauensverhältnis zu seinen Mietern.

Wer mit seinen Mietern über E-Mail korrespondiert, sollte darauf achten, die jeweiligen Adressen gut zu schützen. So muss es unbedingt vermieden werden, Werbemails in größerem Umfang an die Mieter zu senden, ohne vorher um deren Erlaubnis gebeten zu haben. Dies ist im schlimmsten Fall sogar unrechtmäßig und kann kostenpflichtige Abmahnungen nach sich ziehen.

Ein noch größeres Tabu ist es, Mailadressen (eventuell sogar kostenpflichtig) weiterzugeben! Ein solches Vorgehen verärgert die Kunden unnötig. Weiterhin ist es bei einer Mail, die an verschiedene Personen geht, die sich untereinander nicht kennen, zwingend notwendig, die Adressfelder ins „bcc“ zu kopieren. Denn niemand ist erpicht darauf, dass völlig Unbekannte auf einmal mittelbar über die eigenen Freizeitaktivitäten und Mietvorlieben informiert werden.

Legendär ist hier das Vorgehen eines Bundesministeriums, das eine dreistellige Bewerberanzahl auf eine Arbeitsstelle bei der Rückantwort ins offene „cc“ setzte. So konnten sich die Jobinteressierten anhand der Mailadresse bestens identifizieren und wussten teilweise sogar, welcher Kollege in der eigenen Firma sich auch um eine neue Stelle (weg-)bewarb. Peinlich!

Damit niemand neugierig in fremden Akten stöbert, bietet es sich an, ausgedruckte Korrespondenz sowie Mietverträge abgeheftet in Ordnern aufzubewahren die dann am Besten in verschließbaren Schränken untergebracht werden. Sollte der „Bürokram“ aus den eigenen vier Wänden erledigt werden, sollte auch die jeweilige Zimmertür mit einem Schloss versehen werden. Auch eingescannte Verträge können mit einem Passwort geschützt werden, damit sie nicht für jeden, der den jeweiligen Computer nutzt, sichtbar sind. Und was Kleinkinder oder Haustiere mit digital frei zugängliche Ordern anstellen können, darüber wollen wir an dieser Stelle Schweigen bewahren…

Ein Wort noch zu einem wichtigen Thema: Auch abgeschlossene Geschäftsvorgänge können im Nachhinein noch einmal wichtig werden. Es existieren daher verschiedeneRechtsvorschriften, die eine Archivierung von Unterlagen erfordern. Für Kaufleute ist dafür das Handelsgesetzbuch relevant, das die verschiedensten Fristen etabliert. Doch selbst Privatpersonen sind verpflichtet, Rechnungen und Belege über steuerpflichtige Leistungen zwei Jahre lange aufzubewahren. Wer nichts falsch machen möchte, nimmt am besten Kontakt zur ortsansässigen Handelskammer auf und erkundigt sich nach den für ihn geltenden Regularien.