9 Tipps zur perfekten Workshop Vorbereitung

Workshop mit Post-it Zetteln an Whiteboard

Du möchtest oder sollst einen Workshop vorbereiten, hast damit aber noch überhaupt keine Erfahrungen? kein Problem. Wir geben Dir neun wichtige Tipps an die Hand, mit denen Du den Workshop spielend einfach vorbereiten und planen kannst. Vom Ziel des Workshops bis zur Erstellung konkreter Zeitpläne zeigen wir Dir genau, wie einfach sich ein Workshop vorbereiten lässt.

#1 Definiere immer ein klares Ziel

Jeder Workshop sollte ein klares Ziel vor Augen haben. Dies ist wichtig, damit Du Deine Teilnehmer motivieren und ihnen exakt vermitteln kannst, welches Ziel mit dem Workshop verfolgt wird. Ohne eine Zieldefinition verliert das Konzept an Attraktivität und Du kannst nicht die Spezialisten und passenden Teilnehmer für Deine Idee finden.

#2 Die richtige Methode für Dich wählen

Es gibt verschiedene Methoden, die bei Workshops zum Einsatz kommen können. Die oftmals spielerischen Methoden erlauben es innerhalb kürzester Zeit im Team zu den gewünschten Ergebnissen zu kommen. Besonders die Methode Design Thinking hat sich für Workshops enorm bewährt. Sie ist eine eng am Menschen und der Zielgruppe orientierte Methode, welche in sechs einzelnen Phasen zum Erfolg führen kann. Design Thinking setzt sich aus filgenden Phasen zusammen:

Verständnis
Beobachtung
Standpunktgewinnung
Ideengenerierung
Erstellung von Prototypen
Test

Mit Design Thinking kannst Du kleine und große Projekte und Workshops mit unterschiedlicher Anzahl an Teilnehmern problemlos und erfolgreich durchführen. Denn Design Thinking gehört zu den flexiblen Methoden, die sich in vielen Themengebieten nutzen lassen.

#3 Sorge für Struktur in Deiner Planung

Erstelle bereits frühzeitig eine Struktur der gesamten Planung. Wenn Du erfolgreich einen Workshop vorbereiten möchtest, solltest Du Dir genau vor Augen führen, welche Programmpunkte wichtig sind. Die Einführung und die Vorstellung der genutzten Methoden sind ebenso wichtig wie die eigentliche Durchführung und die Präsentation der Ergebnisse. Anhand der verfügbaren Zeit im Workshop kannst Du genau bestimmen, welcher Phase im Ablauf welcher Zeitrahmen zugebilligt wird.

#4 Fasse die Inhalte übersichtlich zusammen

Fasse nun das Programm und den Ablauf übersichtlich zusammen. Dabei solltest Du alle Inhalte auf einer DIN A4-Seite vermitteln können. Das dient nicht nur der besseren Übersicht, sondern erlaubt es den Teilnehmern auch, das Programm sehr schnell zu erfassen und den Workshop somit auf den ersten Blick zu bewerten. Denn dieses Workshop-Programm fasst den Ablauf nicht nur für Dich zusammen, sondern sollte auch den Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden.

#5 Erstelle einen konkreten Zeitplan

Der grobe Ablauf steht. Nun geht es an die exakte zeitliche Planung. Du weißt, wie viel Zeit Dir und den Teilnehmern für den Workshop zur Verfügung steht. Erstelle nun also einen exakten Zeitplan, welcher jede Aktivität exakt umfasst. Achte bei diesem Punkt der Vorbereitung darauf, dass Du auch Pausenzeiten mit einberechnest und diese im Zeitplan markierst. Denn ein Workshop ist anstrengend und Du solltest jedem Teilnehmer ausreichend Pausenzeiten zugestehen.

Mann macht Notizen auf Workshop

#6 Die Moderation – Vorbereitung zahlt sich aus

Als Moderator ist es Deine Aufgabe durch den Workshop zu führen und den Ablauf zu gestalten. Die Planung der Moderation ist dabei häufig denkbar einfach, da Du dich exakt an den Inhalten und den Methoden orientieren kannst. Denk daran, dass Du sicherlich bei der ersten Moderation noch nervös sein wirst. Erstelle Dir daher Moderationskarten, auf welchen Du die einzelnen Schritte und den Ablauf der Moderation festhältst. Ein wichtiger Tipp: Nummerier die Karten alle durch, sodass Du nicht durcheinander kommen kannst. So gerätst Du nicht ins Schwitzen, falls Du die Karten einmal zu Boden fallen lässt.

#7 Location wählen und Utensilien organisieren

Wähle nach Möglichkeit eine Location, die zur Anzahl der Teilnehmer passt und welche ausreichend Raum bietet, um gegebenenfalls in kleinen Teams zu arbeiten. Organisiere zudem an Deiner Location die passenden und wichtigen Utensilien. Beamer, Leinwand, Flipchart und Co erleichtern die Präsentation der Ergebnisse und die Diskussion derselben, während Schreibmaterialien und Stifte die produktive Arbeit erleichtern.

#8 Das richtige Catering für Workshops planen

Geht der Workshop über einen längeren Zeitraum, solltest Du auch das Catering planen. Denke bei der Vorbereitung daran, dass das Essen die Teilnehmer zwar sättigen sollte, ein allzu schwer im Magen liegendes Essen aber die Konzentration stört. Eine leichte Mahlzeit ist daher immer zu bevorzugen, wenn die Teilnehmer nach dem Essen nicht an Energie verlieren sollen.

#9 Sorge für eine zeitnahe und effektive Nachbereitung

Der Workshop ist vorbei und die Teilnehmer gehen zufrieden nach Hause. Für Dich beginnt nun allerdings noch ein Teil der Arbeit, den Du auch mit einer perfekten Vorbereitung nicht verhindern kannst. Du musst die Ergebnisse des Workshops auswerten und diese nochmals zusammenfassen. Die Zusammenfassung sollten die Teilnehmer möglichst kurze Zeit nach Abschluss des Workshops erhalten, damit die Ergebnisse präsent bleiben. Daher gilt es bei der Planung auch Deine Zeit am Ende des Workshops zu berücksichtigen und diese Zeit freizuhalten. So werden die Teilnehmer den Workshop eher positiv bewerten und weitere Workshops von Dir angeleitet und vorbereitet sehen wollen.