Benefizveranstaltung organisieren: Wir zeigen Ihnen, wie Sie sich optimal vorbereiten

Erfahren Sie, wie Sie ganz einfach eine Charity Veranstaltung organisieren und woran Sie bei der Planung der Veranstaltung in jedem Fall denken sollten.

Eine Benefizveranstaltung organisieren – geht das so einfach?

Es ist überhaupt nicht schwierig eine Benefizveranstaltung zu organisieren. Wir geben Ihnen wichtige Tipps an die Hand, wie Sie Ihr Event für die Wohltätigkeit optimal planen und wie Sie wichtige Fehler vermeiden. So können Sie effektiv Spenden sammeln und mit Ihrer Charity Veranstaltung für Aufmerksamkeit sorgen.

Wichtige Tipps zur Planung

Der Erfolg jeder Benefizveranstaltung liegt in der emotionalen Verbundenheit der Spender. Sie müssen also Menschen nicht nur von Ihrer Sache überzeugen, sondern auch eine emotionale Verbindung herstellen. Das ist durchaus Arbeit, da Sie nach Möglichkeit eine Geschichte aufbauen und dokumentieren müssen. Denken Sie also im Vorfeld an folgende Fragen:

• Welche konkreten Ziele sollen mit der Charity Veranstaltung erreicht werden? Das bedeutet auch die Frage, wem die Spenden und Gelder zugutekommen sollen.
• Abhängig vom Empfänger können Sie auch die Zielgruppe bestimmen. Diese sollte einen direkten Bezug zum Empfänger haben und für diesen natürlich Empathie empfinden.
• Überlegen Sie sich zudem, wie die Menschen Spenden können. Wenn Sie ein Spenden-Dinner veranstalten, kann ein Teil des Eintritts beispielsweise als Spende genutzt werden. Oder Sie veranstalten eine Tombola mit kleinen Preisen und höheren Loskosten für mehr Spendenmotivation. Oder Sie ermöglichen direkte Spenden über eine Sammelbox, per Überweisung ober über Drittanbieter wie PayPal.

Je einfacher Sie die Spendenmöglichkeiten gestalten, umso mehr Menschen können Spenden. Wenn Sie die Benefizveranstaltung als Privatperson durchführen, denken Sie an ein passendes Konto. Ein guter Zweck und Wohltätigkeit schützen Sie weder vor dem Unverständnis Ihrer Hausbank noch vor Ärger mit der Steuerfahndung, wenn Geldwäsche unterstellt werden kann.

Absicherung des Events und steuerliche Fragen

Zunächst einmal gilt es die Frage zu stellen, ob Sie die Benefizveranstaltung als Privatperson oder als gemeinnützige Organisation ausrichten möchten. Es mag auf den ersten Blick leichter erscheinen eine Benefizveranstaltung als Privatperson zu organisieren und durchzuführen, aber dennoch gibt es
einige Hürden zu beachten.

Wichtig ist immer das Gespräch mit dem Steuerberater Ihrer Wahl. Denn die Steuer kann schnell zu einem Problem werden, wenn der geplante Ablauf nicht Steuer-konform abgesichert ist. Zudem kann es durchaus sein, dass Sie für eine Benefizveranstaltungen steuerliche Vergünstigungen gelten machen können.

Auch die Versicherung ist wichtig. Bei einer öffentlichen Veranstaltung, auch für die Wohltätigkeit, müssen häufig Versicherungen nachgewiesen werden. Klären Sie in jedem Fall ab, ob Sie eine Veranstalterhaftpflichtversicherung benötigen und schießen Sie diese anschließend ab. So können Sie sowohl die Steuer als auch die Versicherung als geklärt betrachten und sich ganz dem eigentlichen Event zuwenden.

Eine wichtige organisatorische Frage bleibt allerdings: Die Ausstellung von Spendenquittungen. Eine Spendenquittung ist wichtig, damit der Spender die Spende auch von der Steuer absetzen kann. Kommunizieren Sie dies auch gerne proaktiv über die verschiedenen Kanäle, da dies die häufigste Frage bei solchen Veranstaltungen ist. Ein guter Zweck ist schön und gut, aber erst die steuerliche Absetzbarkeit der Spenden macht diese für viele Spender interessant.

Hilfreiche Tipps zu PR und der Kommunikation der Veranstaltung

Besonders die Kommunikation ist wichtig, wenn Sie Spenden für einen guten Zweck gewinnen möchten. Dazu gehört es erst einmal, dass Sie Ihre Charity Veranstaltung bekannt machen. Hier können soziale Netzwerke ebenso hilfreich sein wie Flyer und Plakate. Setzen Sie zudem in jedem Fall auf bekannte Onlineplattformen wie BetterPlace.org oder Startnext.com, um auch über diese Spenden zu generieren. Denken Sie daran, dass ein guter Zweck allein nicht ausreichend ist, wenn Sie die Spendenveranstaltung nicht ordentlich und umfangreich bewerben.

Doch auch nach der eigentlichen Benefizveranstaltung ist die Arbeit für Sie noch nicht vorbei. Denn die Nachbereitung entscheidet nicht nur über den Erfolg, sondern auch über die Sichtbarkeit der Veranstaltung. Erstellen Sie eine passende Pressemitteilung mit der gespendeten Summe und nutzen Sie die verschiedenen Social-Media-Kanäle, um weiter über die Veranstaltung zu berichten. Zudem sollten Sie jedem Spender eine persönliche Nachricht zukommen lassen, in welcher Sie ihm danken, den Erfolg der Veranstaltung unterstreichen und natürlich auch den weiteren Verlauf dokumentieren. Sehen Sie diese Nachbereitung bereits als erste Vorbereitung für die nächste Charity Veranstaltung. Je besser Ihre Kommunikation ist, umso leichter werden Sie auch beim nächsten Event Unterstützer gewinnen können.

Kreative Ideen zur Ausrichtung der Benefizveranstaltung

Es gibt viele Möglichkeiten eine Benefizveranstaltung zu organisieren. Eine Tombola ist beispielsweise sehr reizvoll, bei einer Tombola müssen Sie aber enorm viel planen und organisieren. Holen Sie sich Hilfe an Bord und überlegen Sie, wie Sie in einem kleinen Rahmen für Aufmerksamkeit sorgen können. Benefizkonzerte lokaler Bands, sportliche Wettkämpfe oder auch ein Basar eignen sich hervorragend, um Spenden und Unterhaltung miteinander zu kombinieren. Oder Veranstalten Sie ein Dinner oder einen Ball, bei welchem ein Teil des Eintritts direkt als Spende ausgewiesen wird. Passend zur Zielgruppe lässt sich häufig eine sehr einfache Wahl treffen.