Abiball planen: Tipps zur perfekten Organisation

Es ist gar nicht so schwierig einen Abiball zu planen, wenn Du Dir vorher über die Struktur Gedanken machst und bei der Organisation des Ganzen einige Tipps beachtest. Wir zeigen Dir, welche Punkte besonders wichtig sind und welche Dinge Du bei der Planung unbedingt berücksichtigen solltest.

Mit der richtigen Planung steht und fällt der Abiball

Kurz vor dem Abitur hast Du in der Regel als Abiturient*in keine Zeit mehr für eine umfangreiche Planung. Daher ist es besonders wichtig, dass Du wirklich frühzeitig mit dem Planen beginnst. Am besten direkt nach den Sommerferien, da hier zum einen noch ausreichend Zeit ist, zum anderen auch der Lernstress sich noch in Grenzen hält.

Bilde ein Komitee für die Planung. Drei bis sechs Schüler sind hierfür mehr als ausreichend. Im Komitee kannst Du zunächst einmal den Rahmen des Abiballs festlegen. Die Anzahl der Gäste, das Datum und die Uhrzeit und auch der Dresscode und das Motto können in der Regel problemlos frühzeitig bestimmt werden. Auch über das Programm solltest Du Dir frühzeitig Gedanken machen.

Die wohl wichtigste Frage stellt sich allerdings bei der Finanzierung. Denn es ist nicht sehr einfach einen Abiball zu finanzieren. Möchtest Du den Abiball nur über den Ticketverkauf finanzieren, werden die Tickets schnell zu teuer. So können sich dann nicht alle Abiturienten den Eintritt leisten. Alternativen dazu sind Sponsoren. Sponsoren können lokale Geschäfte oder auch Getränkelieferanten sein, welche gegen eine gut platzierte Werbung Sonderkonditionen, Sach- oder Finanzspenden anbieten. Alternativ kannst Du auch über Aktionen während des Schuljahrs einen Teil der Kosten finanzieren. Beispielsweise durch einen Kuchenverkauf in der Schule. Je mehr Sponsoren Du findest und je mehr Geld Du während des Schuljahrs einnehmen kannst, umso geringer kann der Eintritt gehalten werden. Ein Vorteil für viele Schüler mit weniger finanziellem Spielraum.

Die Location: Früh suchen und buchen

Die Wahl der richtigen Location ist ebenfalls wichtig. Denke daran, dass auch andere Abiturienten nach dem Abitur ihren Abiball abhalten möchten. Je früher Du mit der Organisation beginnst und eine passende Location suchst, umso größer die Chancen, diese am Wunschtermin auch frei ist. Eine passende Location sollte nach Möglichkeit über eine Bühne verfügen, eine Tanzfläche und eine Bar aufweisen und ausreichend Platz für alle Gäste bieten.

Denke dabei auch an die Musik. Habt ihr eine Abiband, sollte diese natürlich an diesem Abend auch spielen können. Wenn Du den Abiball planst, spielt die Musik generell eine wichtige Rolle. Ist in der Location eine passende Anlage vorhanden, musst Du diese nicht mehr organisieren. Allerdings könnte ein DJ den Abend durchaus schöner gestalten.

Auch Fotos sind beim Abiball besonders wichtig. Ratsam ist es, einen professionellen Fotografen zu buchen, wenn die Bilder wirklich einzigartig werden sollen. Doch dieser kostet natürlich auch wieder Geld. Ansonsten kannst Du auch einfach eine Plattform für die Abiturienten bereitstellen, auf welcher diese die selbstgemachten Fotos hochladen können, sodass jeder Zugriff auf die Bilder hat.

Beachte bei der Location auch an das Motto der Feier. Passend zum Motto sollten Dekorationen erworben werden, welche am Abend dann angebracht werden können.

Entscheide Dich sich zudem, wie Du es mit den Speisen und Getränken handhaben möchtest. Oftmals bieten Locations ein eigenes Catering an. Dies kann allerdings wieder den Eintritt erhöhen, da auch hier die Location selbst einen guten Schnitt machen möchte. Kannst Du die Verpflegung selbst organisieren, denke vor allem an ausreichende Mengen an Getränken. Viele Lieferanten nehmen nicht genutzte Getränke wieder zurück. Vereinbare in jedem Fall eine solche Lösung.

Mache das Event bekannt und verkaufe die Eintrittskarten

Ist die Organisation abgeschlossen, gilt es nun die anderen Abiturienten frühzeitig zu informieren. Das ist wichtig, damit sich auch jeder den Eintritt leisten kann. Nutze am besten kostenlose Dienste wie Facebook oder Eventbrite, um den Überblick über die Zusagen und die verkauften Tickets zu behalten. So kannst Du im Komitee im Notfall noch Anpassungen vornehmen. Besonders wichtige Tipps sind hierbei die Einstellungen der Events auf diesen Plattformen. Achte darauf kein öffentliches Event zu erstellen, da sonst ungeladene Gäste auftauchen und den Abiball sprengen können. Das ist leider schon viel zu häufig passiert, als dass wir es nicht in unseren Tipps erwähnen sollten.

Organisation erledigt: Nun wartet das Abitur

Hast Du im Komitee alle diese Punkte erledigt und abgehakt, kannst Du Dich in aller Ruhe auf das anstehende Abitur und die Prüfungen konzentrieren. Du behältst über die Plattform den Überblick, verwaltest den Eintritt und gibst das Geld gezielt und entsprechend der Planung aus. So einfach und unkompliziert kannst Du euren Abiball planen und einen unvergesslichen Abend für alle Abiturienten schaffen. Egal wie viele Teilnehmer eingeplant werden, Du behältst alles ganz einfach im Blick.